W jaki sposób biuro bez papieru rozwiązuje dylemat zarządzania plikami?

Porozmawiajmy najpierw o tym, jak tradycyjne biuro bólu głowy: szafka na pliki jest pełna i znalezienie umowy zajmuje dużo czasu; Ważne dokumenty są łatwo utracone lub uszkodzone; Departamenty przekazują dokumenty takie jak gra „Pass the Parcel”. Problemy te można skutecznie rozwiązać przezSystem biurowy bez papieru.

1. Elektroniczne zgłoszenie zastępuje akumulację papieru

Najbardziej bezpośrednią korzyścią z biura bez papieru jest uczynienie plików „online”. Wszystkie dokumenty są skanowane w wersjach elektronicznych i przechowywane w systemie, obsługując wiele formatów, takich jak PDF i Word. Na przykład system zarządzania kontraktami naszej firmy musi teraz tylko wprowadzić numer kontraktu, aby odzyskać pełny plik w ciągu 3 sekund, i nie ma potrzeby grzebania przez szafki.

2. Inteligentne wyszukiwanie i szybkie pozycjonowanie

Największą zaletą plików elektronicznych jest ich przeszukanie. Wbudowana funkcja wyszukiwania pełnoteksowego systemu może wyszukiwać według słów kluczowych, dat, autorów i innych wymiarów. W zeszłym tygodniu dział finansowy szukał formularza zwrotu trzech lat temu. Przeglądanie plików zajęło dużo czasu, ale teraz pojawia się po przedstawieniu „kosztów podróży w 2022 r.”.

3. Kontrola wersji, aby uniknąć zamieszania

Najbardziej obawiając się w dokumentach papierowych, jest to, że są one ciągle zmieniane i nikt nie wie, kto ma najnowszą wersję. Elektroniczny system dokumentów automatycznie zapisuje wersje historyczne i ustawia uprawnienia do modyfikacji. Propozycja planowania naszego działu marketingu została teraz zmieniona do wersji 15, a system wyraźnie rejestruje, kto dokonał każdej wersji i kiedy.

4. Mobile Office Breaks Ograniczenia przestrzeni

Dzięki systemowi bez papieru telefony komórkowe mogą również uzyskiwać dostęp do plików w dowolnym momencie. Ostatnim razem mój szef poprosił o cytat na lotnisku, a ja zalogowałem się do systemu bezpośrednio na moim telefonie komórkowym, aby wysłać go do niego, co było szybsze niż dostawa ekspresowa. Podczas podróży mogę obsługiwać wszystkie pliki za pomocą tabletu, i mogę spakować połowę tyle w mojej walizce.

5. Bezpieczna kopia zapasowa, aby zapobiec stratom

Ważne pliki są automatycznie tworzone do chmury po skanowaniu, więc nie trzeba się martwić, nawet jeśli komputer się rozkłada. Spotkaliśmy tragedię, w której biuro zostało zalane, a wszystkie pliki papierowe utracono. Teraz pliki elektroniczne mają potrójne kopie zapasowe, które są znacznie bezpieczniejsze.

6. Zielone biuro zmniejsza koszty

Zróbmy kilka obliczeń: papier A4 kosztuje 20 juanów za paczkę, a firma używa 100 paczek miesięcznie, czyli 24 000 juanów rocznie. Drukarki eksploatacyjne, szafki na dokumenty i przestrzeń do pomieszczeń archiwalnych to wszystkie koszty. Po zrobieniuSystem biurowy bez papieru, Wydatki te można zmniejszyć o co najmniej 70%, co jest również przyjazne dla środowiska.

Jako profesjonalny producent i dostawca zapewniamy produkty wysokiej jakości. Jeśli jesteś zainteresowany naszymi produktami lub masz jakieś pytania, prosimy o swobodęSkontaktuj się z nami.